Informationen für Hinweisgeber

Dieses Hinweisgebersystem stellt auch das Beschwerdeverfahren des deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes dar. Damit soll es Personen ermöglicht werden, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln unseres Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers unseres Unternehmens entstanden sind.

Wir wollen tatsächliche oder mögliche Verstöße gegen gesetzliche oder interne Vorschriften und Regelungen aufdecken und hierfür geeignete Kommunikationswege für Meldungen oder Beschwerde bereitstellen, sowohl für unsere Mitarbeiter als auch Dritte, insbesondere entlang unserer Lieferkette.

Wir gehen allen Meldungen oder Beschwerden nach und dulden keinerlei Benachteiligung von Personen, die Hinweise an uns melden. Dies gilt auch dann, wenn sich Hinweise bei näherer Prüfung nicht als gerechtfertigt oder substantiiert erweisen, es sei denn solche Hinweise wären in offenkundig verleumderischer Weise erfolgt.

• Hinweise auf Sachverhalte geben, die auf mögliche Rechts- oder Regelverletzungen oder Unredlichkeiten durch das Unternehmen und/oder dessen Mitarbeiter hinweisen, auf Schwächen im Verfahren, Risikofelder oder Verbesserungsmöglichkeiten.
• Meldungen oder Beschwerden auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten sowohl innerhalb HENSOLDT als auch in unserer Lieferkette mitteilen.

Vor Abgabe eines Hinweises sollten Sie sorgfältig und nach bestem Wissen und Gewissen prüfen, inwieweit die vorliegenden Anhaltspunkte in Bezug auf den Vorwurf seriös sind.

Ein Hinweis auf einen Compliance-Verstoß muss guten Glaubens erfolgen.

Ein Hinweisgeber hat keinerlei Repressalien oder Nachteile aufgrund eines Hinweises zu befürchten. Dies gilt nicht, wenn der Hinweis vorsätzlich unberechtigt oder falsch abgegeben wurde.

Es ist verboten, wider besseres Wissen mittels der „OpenLine“ gegen andere einen Verdacht zu äußern.

Ihre Meldung oder Beschwerde wird nach einem klaren Verfahren bearbeitet, welches nach den folgenden Grundsätzen abläuft (Verfahrensordnung):

Jede Meldung oder Beschwerde über die OpenLine oder den Ombudsmann geht ausschließlich bei einer zentralen Meldestelle ein, die direkt beim Head of Compliance der HENSOLDT Gruppe angesiedelt ist.

Der Eingang jedes Hinweises wird unverzüglich, spätestens nach 7 Tagen, bestätigt. Der zuständige HENSOLDT „Case Manager“ informiert den Head of Internal Audit über den Eingang der Meldung und initiiert das weitere Verfahren.

Jede Untersuchung erfolgt vertraulich, unabhängig, unparteiisch und objektiv unter Beteiligung der Compliance Funktion und der Internen Revision, deren Mitarbeiter zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Je nach Einzelfall und Erforderlichkeit können weitere Stellen in die Untersuchung eingebunden werden. Sofern möglich und zulässig, werden Sie, auch wenn die sachliche Aufklärung noch nicht abgeschlossen ist, innerhalb von drei Monaten über die ergriffenen Maßnahmen informiert.

Über sämtliche Meldungen und die jeweiligen Untersuchungen wird regelmäßig in einem standardisierten Verfahren an die Geschäftsleitung sowie an den Aufsichtsrat berichtet.

Zunächst einmal können Sie bei Ihrer Frage oder Ihrem Hinweis die Möglichkeit wählen, anonym zu bleiben. Der Austausch von Informationen über das Hinweisgebersystem erfolgt in verschlüsselter Form. Eine Einsichtnahme in den Inhalt durch Unbefugte oder den Systemanbieter ist ausgeschlossen.

Wenn Sie eine persönliche Rückantwort haben möchten, geben Sie bitte im Text Ihrer Anfrage Ihre Kontaktdetails, Name, Telefonnummer, Email Adresse und Funktion im Unternehmen an. Ihre Personalien liegen dann der bearbeitenden Stelle im Unternehmen offen.

Wenn Sie eine Rückantwort auf Ihre Frage haben wünschen, ohne Ihre Identität offenzulegen, kreuzen Sie in der Eingabemaske das Feld „Rückantwort zulassen“ an. Das System teilt Ihrer Anfrage nunmehr einen vorgangsbezogenen „Token“ zu. Die Antwort auf Ihre Frage wird in einen „Digitalen Briefkasten“ eingestellt, auf den Sie mit Ihrem Passwort und dem „Vorgangs-Token“ Zugriff haben. Sollten Sie diese Zugangsdaten verlieren, ist ein Zugriff auf den Briefkasten nicht mehr möglich.

Unabhängig hiervon dulden wir keinerlei Form der Benachteiligung von Personen, die Hinweise an uns melden. Dies gilt auch dann, wenn sich Hinweise bei näherer Prüfung nicht als gerechtfertigt oder substantiiert erweisen, es sei denn solche Hinweise wären in offenkundig verleumderischer Weise erfolgt.

Ja, es besteht die Möglichkeit, einer Meldung Hinweis oder Beschwerde Dateien oder Bilder beizufügen. Aus Sicherheitsgründen werden nur Bilddateien zugelassen (PDF, JPG, PNG o.ä.).

Beachten Sie hierbei, dass Dateien oder Bilder in der Regel verborgene Daten enthalten (sogenannte Meta-Daten), in denen Informationen über den Ersteller der Datei enthalten sein können oder bei Bildern oftmals auch die Koordinaten des Ortes, an dem das Bild gemacht wurde. Wenn Sie Ihre Anonymität schützen wollen, sollten Sie diese Meta-Daten löschen. Falls Sie hierzu Hilfe benötigen, finden Sie im Internet einfache Anleitungen dazu.

Ja, im Hinweisgebersystem werden die von Ihnen gemachten Mitteilungen gespeichert, ebenso wie die Einschätzung nach Kategorie und Bedeutung zum Zwecke der Berichterstattung und – je nach Bedeutung des Vorgangs – auch dessen Kurzbeschreibung, die erteilte Antwort oder das Bearbeitungsergebnis und der daraus gezogenen Schlussfolgerungen.

Soweit dabei personenbezogene Daten betroffen sind, erfolgt eine Speicherung nur im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Eine automatisierte Weitergabe der gespeicherten Daten ist technisch nicht vorgesehen und erfolgt nicht.

Die Hinweise werden spätestens zwei Monate nach Abschluss der Untersuchungen gelöscht, sofern keine längere Speicherung aufgrund rechtlicher Bestimmungen zulässig und erforderlich ist. Anonymisierte Angaben wie bspw. die Art des Sachverhalts und der betroffene Bereich werden zu statistischen Zwecken bei der HENSOLDT Gruppe gespeichert. Offensichtlich missbräuchliche oder nicht substantiierte Hinweise werden gelöscht.

Wenn Sie eine Meldung oder Beschwerde über die HENSOLDT „OpenLine“ einreichen, erhalten Sie unverzüglich, spätestens innerhalb 7 Tage eine entsprechende Eingangsbestätigung.

Ja, wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen, auch um gegebenenfalls offene Fragen zu klären und den Sachverhalt zu erörtern. Wir werden Sie nach erfolgter Überprüfung über den weiteren Verlauf informieren, soweit dies möglich und rechtlich zulässig ist.

Bis zur abschließenden Überprüfung des Hinweises gilt die Unschuldsvermutung für jede im Hinweis genannte Person. Der in einem Hinweis genannten Person wird im Falle einer Überprüfung die Möglichkeit gegeben, sich zu dem Hinweis zu äußern und sich gegebenenfalls zu verteidigen. Die Identität des Hinweisgebers wird der in dem Hinweis genannten Person nicht mitgeteilt.

Falls negative Auswirkungen auf Menschen- oder Umweltrechte festgestellt sind, die von HENSOLDT herbeigeführt wurden oder zu denen HENSOLDT beigetragen hat, verpflichten wir uns, diese Vorgänge aufzuarbeiten. Hierzu zählt auch dass wir uns bemühen, den unmittelbar Betroffenen eine angemessene Abhilfe zu gewähren.

Nein. Sowohl die Erstempfänger Ihrer Meldung oder Beschwerde als auch die gegebenenfalls zur weiteren Bearbeitung eingeschalteten Stellen im Unternehmen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Das beinhaltet auch, dass keine Person, die nicht mit der Bearbeitung beauftragt ist, in die Meldung oder Beschwerde oder diesbezügliche Rechercheergebnisse Einblick nehmen darf.

Bei Hinweisen auf Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten ja. Ansonsten würde Ihr Hinweis ja ins Leere gehen. Das Unternehmen ist verpflichtet, allen behaupteten Compliance –Verstößen in angemessener Weise nachzugehen.

Wenn Sie nähere Angaben zum Sachverhalt machen oder Ihrer Mitteilung Dokumente beifügen, sollten Sie sich deshalb darüber bewusst sein, dass dies eventuell zu einer Ermittlung oder eingehender Prüfung direkt bei staatlichen Behörden führen kann.

Staatliche Behörden haben im Rahmen ihrer Ermittlungsbefugnisse Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Informationen. Zum Beispiel können die Staatsanwaltschaft oder Kartellbehörden im Rahmen von Ermittlungsverfahren aufgrund richterlicher Beschlüsse die Herausgabe sämtlicher Unterlagen verlangen, die im Unternehmen zu einem bestimmten Vorfall vorhanden sind und auch diesbezügliche Durchsuchungshandlungen vornehmen. Das Unternehmen kann derartige Beschlagnahmebeschlüsse oder Durchsuchungsmaßnahmen durch die Herausgabe der entsprechenden Unterlagen abwenden. Hierzu gehören im Zweifel auch die im Hinweisgebersystem zu einem bestimmten Vorgang bei den Ermittlungsbehörden vorhandenen /gespeicherten Informationen.

Neben der HENSOLDT „OpenLine“ steht Ihnen auch ein externer Rechtsanwalt als Ombudsmann zur Verfügung. Den Ombudsmann erreichen Sie telefonisch unter der unten stehenden Nummer. Die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht des Ombudsmanns erstreckt sich insbesondere auf die Identität eines Hinweisgebers. HENSOLDT hat keinen Zugriff auf die internen Bearbeitungsvermerke des Ombudsmanns über eingegangene Hinweise. Nach Entgegennahme des Anrufs durch den Ombudsmann und entsprechende Validierung des Hinweises erfolgt die Weiterleitung an HENSOLDT „Case Manager“.

Rechtsanwalt Dr. Reinhard R. Preusche

Anwaltskanzlei „BKPI LEGAL & COMPLIANCE“ (Frankfurt am Main)

Telefon +49 800 7246893