Informationen für Hinweisgeber

Compliance geht alle an und ist Aufgabe eines jeden Mitarbeiters. Geschäftsführung und Führungskräfte haben eine Vorbildfunktion und tragen eine besondere Verantwortung für die Einhaltung unserer Compliance-Grundsätze. Neben Regeltreue und Redlichkeit gehören zu Compliance sowohl der respektvolle und diskriminierungsfreie Umgang miteinander im Unternehmen als auch der konsequente Umgang mit Compliance-Verstößen.

Deshalb ist es wichtig, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, dass Compliance-Angelegenheiten rechtzeitig offengelegt und besprochen werden können. Hierfür zu sorgen ist Aufgabe unserer Führungskräfte. Weil die richtige Antwort nicht immer auf der Hand liegt, sind alle Mitarbeiter aufgefordert, sich frei zu äußern, um ihre Fragen und Bedenken zu klären oder auf aus ihrer Sicht Compliance-relevante Missstände hinzuweisen. Alle Mitarbeiter werden nachdrücklich dazu ermutigt, für entsprechende Hinweise oder Fragen die gängigen Kommunikationswege zu nutzen.

Zusätzlich zu den oben genannten Kommunikationswegen werden allen Mitarbeitern die besonderen Kommunikationswege „OpenLine“ zur Verfügung gestellt. Dies umfasst die telefonische Kommunikation mit einem Rechtsanwalt (Ombudsmann) und dieses HENSOLDT Compliance-Hinweisgebersystem.

Was wollen wir mit dem Hinweisgeber System erreichen?

Wir bevorzugen grundlegend eine offene Kommunikation. Erster Ansprechpartner hierfür ist die jeweilige Führungskraft, der zuständige HR-Bereich oder die Compliance-Abteilung. Wenn Mitarbeiter ihre Identität nicht offen-legen wollen, akzeptieren wir auch anonyme Fragen oder Hinweise.

Wir gehen allen Hinweisen nach und dulden keinerlei Benachteiligung von Personen, die Hinweise an uns melden. Dies gilt auch dann, wenn sich Hinweise bei näherer Prüfung nicht als gerechtfertigt oder substantiiert erweisen, es sei denn solche Hinweise wären in offenkundig verleumderischer Weise erfolgt.

Wozu können Mitarbeiter das Hinweisgeber System nutzen?

Mitarbeiter können mit Hilfe des Hinweisgebersystems an das Unternehmen online

  • Anfragen zu Compliance Richtlinien und - Fragestellungen richten oder
  • Hinweise auf Sachverhalte geben, die auf mögliche Regelverletzungen oder Unredlichkeiten durch das Unternehmen und/oder dessen Mitarbeiter hinweisen, auf Schwächen im Verfahren, Risikofelder oder Verbesserungsmöglichkeiten.

Warum kann das System sowohl für Anfragen als auch für Hinweise genutzt werden?

Unsere Integrität und Regeltreue geht jeden an. Regelverstöße und Unredlichkeiten können in schwerwiegenden Fällen das ganze Unternehmen oder einzelne Arbeitsplätze gefährden. Deshalb ist jeder Mitarbeiter gehalten, die Augen offenzuhalten, Auffälligkeiten, die auf Regelverstöße oder Unredlichkeiten hindeuten anzusprechen und bei Unklarheiten über das eigene Verhalten oder das seiner Kollegen um Rat zu fragen.

Unser Ziel ist es, potentielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, um rechtzeitig für Verbesserungen sorgen zu können. Auf welchem Weg und in welcher Form uns hierzu zweckdienliche Informationen erreichen, ist letztlich unerheblich. Auch eine Frage kann Verbesserungsbedarf aufzeigen.

Rechte und Pflichten des Hinweisgebers

Vor Abgabe eines Hinweises sollten Sie sorgfältig und nach bestem Wissen und Gewissen prüfen, inwieweit die vorliegenden Anhaltspunkte in Bezug auf den Vorwurf seriös sind und ob ein Hinweis erforderlich ist.

Ein Hinweis auf einen Compliance-Verstoß muss guten Glaubens erfolgen und auf nachprüfbaren Sachverhaltensdarstellungen (bspw. belegbar durch Dokumente) beruhen.

Ein Hinweisgeber hat keinerlei Repressalien oder Nachteile aufgrund eines Hinweises zu befürchten. Dies gilt nicht, wenn der Hinweis vorsätzlich unberechtigt oder falsch abgegeben wurde.

Es ist verboten, wider besseres Wissen mittels „OpenLine“ gegen andere Verdacht zu äußern. Verstöße hiergegen können arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Was geschieht mit meiner Anfrage oder meinem Hinweis?

Ihre Anfrage oder Ihr Hinweis geht ausschließlich bei dem „HENSOLDT Case Manager“ ein. Dieser entscheidet über die weitere Verfahrensweise. Offensichtlich missbräuchliche oder nicht substantiierte Hinweise oder Beschwerden werden nicht weiter verfolgt.

Der HENSOLDT Case Manager wird zunächst beurteilen,

  • ob es sich um eine Beratungsfrage handelt, die sofort beantwortet werden kann und sodann die Beantwortung auf den von Ihnen gewählten Kommunikationsweg in die Wege leiten. Hierzu gehören gegebenenfalls auch Nachfragen zur weiteren Sachverhaltspräzisierung, die erforderlich sind, um die Frage richtig zu verstehen und beantworten zu können.
  • und/oder ob es in der Sache um einen Hinweis auf mögliches Fehlverhalten, Schwachstellen bzw. Verbesserungsmöglichkeiten geht, der weiter untersucht werden muss und sodann im Übereinstimmung mit den hierfür im Unternehmen vorgesehenen Verfahren die hierzu zweckdienlichen weiteren Maßnahmen veranlassen.


Bitte beachten Sie, dass in bestimmten Ländern die Entgegennahme und Bearbeitung von anonymen Hinweisen nur gestattet sind, wenn es sich insbesondere um Hinweise zu Verstößen gegen interne Rechnungslegungskontrollen, Korruption, Wettbewerbsrecht oder Verstöße gegen Menschenrechte und Umweltbelange handelt (sog. „harte Faktoren“). Sollten Sie Hinweise zu einfacheren Sachverhalten (sog. „weiche Faktoren“) haben, ist eine Bearbeitung eines anonymen Hinweises grundsätzlich nicht möglich.

Wie bin ich geschützt, wenn ich einen Hinweis gebe oder eine Anfrage mache?

Zunächst einmal können Sie bei Ihrer Frage oder Ihrem Hinweis die Möglichkeit wählen, anonym zu bleiben. Der Austausch von Informationen über das Hinweisgebersystem erfolgt in verschlüsselter Form. Eine Einsichtnahme in den Inhalt durch Unbefugte oder den Systemanbieter ist ausgeschlossen.

Wenn Sie eine persönliche Rückantwort haben möchten, geben Sie bitte im Text Ihrer Anfrage Ihre Kontaktdetails, Name, Telefonnummer, Email Adresse und Funktion im Unternehmen an. Ihre Personalien liegen dann der bearbeitenden Stelle im Unternehmen offen.

Wenn Sie eine Rückantwort auf Ihre Frage haben wünschen, ohne Ihre Identität offenzulegen, kreuzen Sie in der Eingabemaske das Feld „Rückantwort zulassen“ an. Das System teilt Ihrer Anfrage nunmehr einen vorgangsbezogenen „Token“ zu. Die Antwort auf Ihre Frage wird in einen „Digitalen Briefkasten“ eingestellt, auf den Sie mit Ihrem Passwort und dem „Vorgangs-Token“ Zugriff haben. Sollten Sie diese Zugangsdaten verlieren, ist ein Zugriff auf den Briefkasten nicht mehr möglich.

Unabhängig hiervon dulden wir keinerlei Form der Benachteiligung von Personen, die Hinweise an uns melden. Dies gilt auch dann, wenn sich Hinweise bei näherer Prüfung nicht als gerechtfertigt oder substantiiert erweisen, es sei denn solche Hinweise wären in offenkundig verleumderischer Weise erfolgt.

Habe ich auch die Möglichkeit, Dateien oder Bilder mit einem Hinweis zu übermitteln?

Ja, es besteht die Möglichkeit, einem Hinweis oder einer Anfrage Dateien oder Bilder beizufügen. Aus Sicherheitsgründen werden nur Bilddateien zugelassen (PDF, JPG, PNG o.ä.).

Beachten Sie hierbei, dass Dateien oder Bilder in der Regel verborgene Daten enthalten (sogenannte Meta-Daten), in denen Informationen über den Ersteller der Datei enthalten sein können oder bei Bildern oftmals auch die Koordinaten des Ortes, an dem das Bild gemacht wurde. Wenn Sie Ihre Anonymität schützen wollen, sollten Sie diese Meta-Daten löschen. Falls Sie hierzu Hilfe benötigen, finden Sie im Internet einfache Anleitungen dazu.

Was ist, wenn sich meine Frage oder mein Hinweis auf einen Sachverhalt beziehen, bei dem ich selbst gegen Regeln verstoßen oder unredlich gehandelt habe?

Wenn Ihre Frage oder Ihr Hinweise zur Aufdeckung schwerwiegender Regelverstöße durch Sie selbst führen sollten, schützt Sie das natürlich nicht vor den dann angemessenen arbeitsrechtlichen Maßnahmen oder gegebenenfalls auch strafrechtlichen Folgen. Bei der Entscheidung hierüber kann aber der Beitrag berücksichtigt werden, den jemand durch seine eigenen Informationen selbst zur Aufklärung von Regelverstößen und zur Verhinderung weiterer Risiken geleistet hat.

Wird meine Anfrage oder mein Hinweis gespeichert?

Ja, im Hinweisgebersystem werden die von Ihnen gemachten Mitteilungen gespeichert, ebenso wie die Einschätzung nach Kategorie und Bedeutung zum Zwecke der Berichterstattung und – je nach Bedeutung des Vorgangs – auch dessen Kurzbeschreibung, die erteilte Antwort oder das Bearbeitungsergebnis und der daraus gezogenen Schlussfolgerungen.

Soweit dabei personenbezogene Daten betroffen sind, erfolgt eine Speicherung nur im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Eine automatisierte Weitergabe der gespeicherten Daten ist technisch nicht vorgesehen und erfolgt nicht.

Die Hinweise werden spätestens zwei Monate nach Abschluss der Untersuchungen gelöscht. Anonymisierte Angaben wie bspw. die Art des Sachverhalts und der betroffene Bereich werden zu statistischen Zwecken bei der HENSOLDT Gruppe gespeichert. Offensichtlich missbräuchliche oder nicht substantiierte Hinweise werden durch den HENSOLDT Case Manager gelöscht.

Werde ich über den Ausgang informiert?

Wenn Sie über den Ausgang Ihres Hinweises informiert werden wollen, geben Sie dies bitte bei Ihrem Hinweis an und kreuzen Sie das Feld „Rückfrage zulassen“ an, damit eine anonymisierte Rückmeldung erfolgen kann. Der HENSOLDT Case Manager wird Sie nach erfolgter Überprüfung über den weiteren Verlauf informieren, soweit dies möglich ist. Wenn Sie das Feld „Rückfrage zulassen“ nicht auswählen, ist eine Information an Sie nicht möglich.

Werden betroffene Mitarbeiter über meine Anfrage oder meinen Hinweis informiert?

Bis zur abschließenden Überprüfung des Hinweises gilt die Unschuldsvermutung für jede im Hinweis genannte Person. Der in einem Hinweis genannten Person wird im Falle einer Überprüfung die Möglichkeit gegeben, sich zu dem Hinweis zu äußern und sich gegebenenfalls zu verteidigen. Die Identität des Hinweisgebers wird der in dem Hinweis genannten Person nicht mitgeteilt.

Kann mein Chef Einsicht in meine Anfrage oder Hinweis nehmen, wenn er darauf drängt?

Nein. Sowohl die Erstempfänger Ihrer Anfrage oder Ihres Hinweises als auch die gegebenenfalls zur weiteren Bearbeitung eingeschalteten Stellen im Unternehmen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Das beinhaltet auch, dass keine Person, die nicht mit der Bearbeitung beauftragt ist, in die Anfrage, den Hinweis oder diesbezügliche Rechercheergebnisse Einblick nehmen darf.

Muss ich mit Nachforschungen aufgrund meiner Anfrage oder meines Hinweises rechnen?

Bei Hinweisen auf Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten ja, d.h. auch bei Beratungsanfragen, die solche Hinweise enthalten. Ansonsten würde Ihr Hinweis ja ins Leere gehen. Das Unternehmen ist verpflichtet, allen behaupteten Compliance –Verstößen in angemessener Weise nachzugehen.

Wenn Sie nähere Angaben zum Sachverhalt machen oder Ihrer Mitteilung Dokumente beifügen, sollten Sie sich deshalb darüber bewusst sein, dass dies im Ergebnis dazu führen kann, dass Ihre Identität aufgedeckt werden kann.

Können Dritte, wie z.B. Ermittlungsbehörden, die Gewerbeaufsicht, Staatsanwaltschaft oder Kartellbehörden Einsicht in meine Anfrage oder Hinweis oder in das Ergebnis weiterer Recherchen nehmen?

Staatliche Behörden haben im Rahmen ihrer Ermittlungsbefugnisse Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Informationen. Zum Beispiel können die Staatsanwaltschaft oder Kartellbehörden im Rahmen von Ermittlungsverfahren aufgrund richterlicher Beschlüsse die Herausgabe sämtlicher Unterlagen verlangen, die im Unternehmen zu einem bestimmten Vorfall vorhanden sind und auch diesbezügliche Durchsuchungshandlungen vornehmen. Das Unternehmen kann derartige Beschlagnahmebeschlüsse oder Durchsuchungsmaßnahmen durch die Herausgabe der entsprechenden Unterlagen abwenden. Hierzu gehören im Zweifel auch die im Hinweisgebersystem zu einem bestimmten Vorgang bei den Ermittlungsbehörden vorhandenen /gespeicherten Informationen.