Informations pour le lanceur d’alerte

Compliance nous concerne tous et relève de la responsabilité de chaque employé. La direction et les supérieurs ont valeur d'exemple et assument une responsabilité particulière à l'égard du respect de nos principes de conformité (Compliance). En plus du respect des règles et de l'honnêteté, Compliance comprend des relations respectueuses et non discriminatoires les unes envers les autres au sein de l'entreprise, ainsi que le traitement cohérent des violations de conformité.

Il est donc important de donner aux employés l'occasion de divulguer et de discuter des questions de Compliance en temps opportun. C'est la responsabilité de notre direction et de nos supérieurs de s'assurer que c'est le cas. Comme la bonne réponse n'est pas toujours évidente, tous les employés sont tenus de s'exprimer librement afin de clarifier leurs questions et leurs préoccupations ou de signaler tous abus lié à Compliance de leur point de vue.

Tous les employés sont fortement encouragés à utiliser les voies de communication habituelles pour obtenir de l'information ou poser des questions pertinentes. En plus des canaux de communication mentionnés ci-dessus, tous les employés disposent des canaux de communication spéciaux "OpenLine". Cela comprend les communications téléphoniques avec un avocat (ombudsman) et ce système lanceur d’alerte (Whistleblowing system) HENSOLDT.

Quel objectif poursuivons-nous en implémentant ce système lanceur d’alerte ?

Nous privilégions une communication ouverte. Le premier point de contact à cet effet est le supérieur concerné, le service du personnel compétent (HR) ou le service Compliance / any Compliance Officer. Lorsque les employés refusent de divulguer leur identité, nous acceptons également les questions ou les notifications anonymes.

Nous contrôlons toutes les notification et ne tolérons aucune discrimination de personnes nous faisant part des alertes. C’est également valable lorsque les alertes s’avèrent infondées ou non substantielles, sauf si ces alertes devaient être faites à des fins calomnieuses.

Pourquoi les collaborateurs peuvent-ils utiliser le système lanceur d’alerte ?

À l’aide du système lanceur d’alerte, les collaborateurs peuvent transmettre en ligne à l’entreprise

  • des requêtes relatives aux directives de conformité et poser des questions ou
  • faire des alertes sur des faits indiquant des possibles violations de réglementation ou des actes malhonnêtes de la part de l’entreprise et/ou de ses collaborateurs, des failles de procédures, des risques ou des possibilités d’amélioration.

Pourquoi le système peut-il être utilisé aussi bien en cas de requêtes que d'alertes ?

Notre intégrité et honnêteté concerne tout le monde. Dans les cas extrêmes, les violations de réglementation et les comportements malhonnêtes peuvent mettre toute l’entreprise ou les différents postes de travail en danger. C’est pourquoi tous les collaborateurs sont tenus de garder les yeux ouverts, d’aborder les anomalies indiquant une violation de réglementation ou un comportement malhonnête et de demander conseil en cas d’incertitudes relatives à son propre comportement ou à celui de ses collègues.

Notre objectif consiste à reconnaître à temps les failles afin de pouvoir mettre en place les mesures nécessaires pour améliorer la situation. Le biais et la forme par lesquels les informations nous parviennent n’a que peu d’importance. Une simple question peut également indiquer un besoin d’amélioration.

Droits et obligations du dénonciateur

Avant de soumettre une alerte, vous devriez vérifier soigneusement, au meilleur de votre connaissance, dans quelle mesure les informations fournis sont sérieuses par rapport à l'allégation et si une alerte est nécessaire.

L'indication d'une violation de nos proncipes conformité (Compliance) doit être faite de bonne foi et être fondée sur des faits vérifiables (p. ex. vérifiables par des documents).

Un employee qui rapportte´s des faits en bonne foi n'a pas à craindre de représailles ou d'inconvénients. Ceci ne s'applique pas si lanotification a été donné délibérément sans justification ou faux.

Il est interdit de exprimer par le moyen de "OpenLine" des soupcons contre d'autres en mauvaise foi. Toute violation de ces dispositions peut entraîner des mesures disciplinaires ou des conséquences sur le plan du droit du travail.

Qu’advient-il de la requête ou de mon alerte ?

Votre demande ou commentaire ne sera reçu que par le "Case Manager HENSOLDT". Cette personne décidera de la suite de la procédure. Les informations ou plaintes évidamment abusives ou non fondées ne feront pas l'objet d'autres poursuites.

Le Case Manager HENSOLDT évaluera en premier,

  • s’il s’agit d’une demande de conseil pouvant être immédiatement traitée. Dans ce cas, la réponse est envoyée en fonction du canal de communication souhaité. Les questions de précision des faits nécessaire à la compréhension et à la réponse font également partie de ce point.
  • et/ou s’il s’agit d’une alerte concernant un probable comportement déficitaire, de failles ou de possibilités d’amélioration nécessitant une enquête. Conformément à la procédure prévue par l’entreprise, les mesures nécessaires peuvent alors être prises.


Notez que dans certains pays, la prise en charge et le traitement d'alertes anonymes ne sont autorisés que s’il s’agit notamment de Notifications relatives à la violations de contrôles internes de facturation, de corruption, de droit concurrentiel ou de violations envers les droits de l’Homme et la protection de l’environnement (nommés les « facteurs extrêmes »). Si vous détenez des remarques concernant des faits simples ou des « facteurs mineurs », un traitement d'alertes de façon anonyme s’avère alors impossible.

Comment suis-je protégé si je fais un alerte ou une requête ?

Vous avez tout d’abord la possibilité de rester anonyme pour poser votre question ou faire votre alerte. L’échange d’informations par le biais du Whistleblowing system OpenLine s’effectue de façon codée. Un accés au contenu du message par des personnes non autorisées ou par le fournisseur du système est exclu.

Si vous souhaitez une réponse personnelle, indiquez dans le texte de votre requête vos coordonnées, nom, numéro de téléphone, adresse e-mail et fonction occupée au sein de l’entreprise. Vos données personnelles sont alors visibles pour le département en charge de chez Hensoldt.

Si vous souhaitez recevoir une réponse à votre question sans divulguer votre identité, sélectionnez dans le masque de saisie le champ « autoriser une réponse ». Le système attribue à votre requête un « login » relatif au dossier. La réponse à votre question est enregistrée dans une « boîte aux lettres numérique » à laquelle vous avez accès avec votre mot de passe et votre « login spécifique au dossier ». Si vous perdez vos données d’accès, vous ne pouvez plus accéder à la boîte aux lettres.

Indépendamment de ce fait, nous ne tolérons aucune forme de discrimination des personnes nous faisant part d'alertes. C’est également valable lorsque les alertes s’avèrent infondées ou non substantielles, sauf si ces alertes devaient être faites à des fins calomnieuses.

Ai-je également la possibilité de joindre des photos ou des fichiers à un alerte?

Oui, vous avez la possibilité de joindre des fichiers ou des photos à un message ou une alerte. Pour des raisons de sécurité, seuls les fichiers image sont autorisés (PDF, JPG, PNG ou similaire).

Notez que les fichiers et les photos contiennent en règle générale des données cachées (les métadonnées) recelant des informations relatives au créateur du fichier ou, pour les photos, les coordonnées du lieu où la photo a été prise. Si vous souhaitez protéger votre anonymat, vous devriez effacer ces métadonnées. Si vous avez besoin d’aide, vous trouverez sur Internet des instructions simples à comprendre.

Qu’en est-il si ma question ou m'alerte se rapporte à un fait pour lequel j’ai moi-même violé la loi ou ai agi de façon malhonnête ?

Si votre question ou votre alerte devait vous concerner lors de la divulgation de sévères violations de la loi, le fait que nous vous ayez fait part de l’information ne vous protège en rien des conséquences disciplinaires ou des mesures juridiques. Lors de la décision, la contribution d’une personne ayant aidé à éviter tout autre risque et à classer un dossier en transmettant ses propres informations peut être prise en compte.

Ma requête ou mon alerte sera-t-elle enregistrée ?

Oui, vos notifications sont enregistrées dans le Whistleblowing system Open Line, tout comme l’estimation en fonction de la catégorie et l’importance (a des fins de rapporter) et, en fonction de l’importance de l’événement, également son résumé, la réponse fournie ou le résultat de traitement et les conclusions tirées.

Dans le cas où des données personnelles nous aient été communiquées, nous les enregistrerons uniquement dans le cadre des directives de protections des données. Une transmission automatique des données enregistrées n’est pas prévue d’un point de vue technique et n’aura pas lieu.

Les notifictions sont supprimées au plus tard deux mois après la fin des enquêtes. Les informations anonymes telles que la nature des faits et le d´partement concerné sont conserves par le groupe HENSOLDT à des fins statistiques. De toute évidence, les informations abusives ou non fondées seront supprimées par le Case Manager de HENSOLDT.

Serai-je informé de l’issue du dossier ?

Si vous souhaitez être informé du résultat de votre alerte, indiquez le dans votre alerte et cochez le champ « autoriser les questions » afin de recevoir un retour anonyme. Après contrôle, le HENSOLDT Case Manager vous informera de l'évolution du dossier dans la mesure du possible. Si vous ne cochez pas le champ « autoriser les questions », nous ne serons pas en mesure de vous informer.

Les collaborateurs concernés seront-ils informés de ma requête ou de mon alerte ?

En attendant la vérification finale dela notification, la présomption d'innocence s'applique à chaque personne nommée dans la notification. La personne nommée dans la notification a la possibilité, en cas de révision, d'exprimer son point de vue sur la notification et, le cas échéant, de se défendre. L'identité de la personne qui a fait la notification ne doit pas être divulguée à la personne qui y est nommée.

Mon chef peut-il avoir accès à ma requête ou mon alerte s’il insiste ?

Non. Les réceptionnaires de votre requête ou de votre alerte et les départements invoqués dans le traitement du dossier sont soumis à la confidentialité. Cela sous-entend que nulle personne non mandatée dans le cadre du traitement du dossier n’est autorisée à avoir accès à la requête, l'alerte ou aux résultats de la recherche.

Dois-je m’attendre à une investigation en raison de ma requête ou de mon alerte ?

En cas d'alertes relatives à un mauvais comportement, des failles ou des possibilités d’amélioration, oui. C'est également en cas de demandes de conseils contenant de telles alertes. Sinon, votre alerte ne servirait à rien. L’entreprise est soumise à l’obligation d’enquêter sur toutes les violations de conformité de façon appropriée.

Si vous livrez des informations précises relatives au fait ou que vous ajoutez des documents à votre notification, il vous faut savoir que votre identité pourrait être dévoilée.

Des tiers, tels que les autorités chargées des enquêtes, l’inspection du travail, le parquet ou les autorités antitrust peuvent-ils avoir accès à ma requête, à mon alerte ou au résultat de recherches complémentaires ?

Dans le cadre de leurs pouvoirs d’investigation,les autorités de l'état ont accès à toutes les informations disponibles au sein de l’entreprise. Dans le cadre de la procédure d’enquête et en raison des décisions juridiques prises, le parquet ou les autorités antitrust peuvent par exemple exiger la divulgation de l’ensemble des documents disponibles au sein de l’entreprise concernant un dossier spécifique et effectuer des perquisitions. L’entreprise a la possibilité d'éviter de telles décisions de saisie ou de perquisitions en divulguant des documents correspondants. En cas de doute, les informations disponibles auprès des autorités d’enquête/enregistrées dans le système lanceur d’alerte pour un dossier précis en font également partie.